Comment organiser une soirée étudiante ?

Pour se détendre en fin de semaine, pour renforcer les liens entre les étudiants ou tout simplement pour s’amuser, les soirées étudiantes sont courantes en milieu universitaire. Dans la suite de cet article, vous allez découvrir quelques conseils pour bien organiser votre soirée étudiante.

Préparer à l’avance

Pour que votre soirée étudiante soit une réussite, il ne faut pas improviser. Comme toute organisation d’événement, la soirée étudiante se prépare plusieurs semaines à l’avance. Pour commencer, choisissez un thème (exemples : soirée rétro, soirée stars de ciné). En effet, c’est à partir du choix du thème que vous pourrez décider de la déco de la salle et de l’ambiance de la soirée. Quand vous fixez la date de la soirée étudiante, assurez-vous que ce ne soit pas durant les vacances ou les examens. Il est aussi préférable que votre soirée se déroule en parallèle avec une autre soirée étudiante.

Quel budget faut-il prévoir ?

Organiser un événement, notamment une soirée étudiante, requiert du temps mais également de l’argent. En tant qu’étudiant, les organisateurs de la soirée ne disposent pas encore d’une source d’argent. La bonne idée serait de faire une demande de sponsoring auprès des mécènes et en contrepartie, vous faites la promotion des produits et services de vos sponsors.

Les démarches à suivre

Comme la fête pourrait se terminer tardivement et si vous avez loué une salle quelconque, il faut demander une autorisation d’ouverture tardive auprès de la préfecture. Si l’endroit ne dispose pas ni de buvette ni de bar, il faudrait également que vous demandez l’autorisation de mettre en place une buvette provisoire. Pour éviter ce genre de formalités, la bonne idée serait de privatiser une discothèque. De cette manière, vous allez disposer d’un bar, d’une sono ainsi que de serveurs et autres personnels utiles au déroulement d’un tel événement. Dans tous les cas, il faut également souscrire un contrat d’assurance. Il faut aussi payer les frais liés aux droits d’auteur.

Pour éviter les dérives des soirées étudiantes, il faut prévoir un organisateur pour 30 participants. Assurez-vous également que la salle que vous avez choisie se trouve à proximité des transports en commun.

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